Неотъемлемой частью ведения бизнеса являются переговоры с партнерами и контрагентами, исход которых может напрямую повлиять на деятельность компании. Достижение успеха в ходе переговоров зависит от множества факторов, в том числе и от места их проведения. Большинство современных офисов располагают переговорными комнатами, которые используются для проведения деловых встреч, презентаций, а также для внутренних тренингов и собраний. Ключевое отличие переговорных комнат от обычных помещений (которые, конечно, тоже можно использовать для переговоров) заключается в современном техническом оснащении и грамотном проектировании.
Оснащенная современным оборудованием переговорная позволяет не только оптимизировать способы передачи информации во время обсуждений, но и вывести ход переговоров на более высокий уровень, а главное - повысить статус Вашей компании в глазах контрагентов. Цель нашей компании - создание инновационных и передовых помещений для переговоров. Для достижения наилучших результатов - мы используем только лучшие возможности современных технологий.
Задачи переговорных комнат
Переговоры, совещания и деловые встречи подразумевают интенсивное и, возможно, длительное общение нескольких человек. Причем ошибки в интерпретации сказанного недопустимы. Следовательно, наиболее важная задача, которую решает переговорная комната – обеспечение максимально точной передачи речи всех присутствующих в помещении. Может показаться, что это преувеличение. В конце концов, люди и так сидят за одним столом, что тут еще обеспечивать? Однако надо понимать, что в реальности речь человека, сидящего всего в нескольких метрах от Вас, уже может оказаться недостаточно разборчивой как для Вас, так и для участников удалённых переговоров. Учтите и речевые особенности каждого конкретного человека, которые могут существенно осложнить восприятие, особенно, если человек Вам малознаком или говорит "себе под нос". Задача хорошо оснащенной переговорной – минимизировать все эти нюансы, сделав восприятие информации как можно более простым.
Другая не менее важная задача – обмен информацией. Документы, презентации, отчеты, видеоматериалы и другой контент должны быть доступны всем участникам. Обычно это достигается использованием большого экрана, на котором отображаются все материалы, относящиеся к теме переговоров. Возможность быстро загрузить необходимую информацию и отобразить ее для всех присутствующих – это важный фактор, который обязательно учитывается при проектировании переговорной комнаты. Кроме того, сегодня набирает популярность принцип BYOD – Bring Your Own Device, согласно которому каждый участник должен иметь возможность продемонстрировать материалы со своего собственного устройства (смартфона, ноутбука) не отходя от места и не прибегая к промежуточным носителям, таким как флеш-накопители и другие.
Помимо просмотра материалов, переговоры часто ведутся в интерактивном формате. В документы вносятся правки, предлагаются изменения, осуществляется то или иное манипулирование материалами. Например, обсуждение контракта может потребовать оперативного внесения изменений в какие-то пункты документа и согласования этих изменений с юристами сторон. Внесение «домашних» правок и повторный созыв переговоров не всегда удобен. Именно поэтому сегодня переговорным комнатам ставится задача обеспечения интерактивного взаимодействия и возможностей рецензирования и редактуры документации.
Видеоконференцсвязь уже не нова, и часто служит полноценной заменой «живым» переговорам. В этой связи важно отметить следующее: задачей оборудования переговорной является не просто организовать связь двух точек, но еще и сделать эту связь максимально бесшовной.
Форматы переговорных комнат
Спектр решаемых задач определяет и подход к проектированию. Хотя в названии и имеется слово «комнаты», не стоит думать, что переговорная комната – это обязательно небольшое помещение. Все зависит от потенциального числа участников, характера обсуждаемых вопросов и даже от статуса компании.
Существует несколько традиционных вариантов планировки переговорной комнаты. Классический вариант – стол в центре комнаты. Участники располагаются по обе длинные стороны стола, а также вдоль одной из коротких сторон. На противоположной стене устанавливается проекционный экран или дисплей большой диагонали для демонстрации мультимедийных материалов. Такая компоновка удобна при относительно небольшом числе участников. Она не требует много пространства, а само помещение сохраняет универсальность и может быть использовано для других нужд, когда нет необходимости в проведении совещаний.
Формат круглого стола впервую очередь предполагает увеличение количества участников и удобен тем, что подчеркивает равноправие всех участников и обеспечивает более удобное общение в формате дискуссии. Для просмотра относящихся к теме материалов в этом случае чаще устанавливают видеоотображающие устройства в центральной части стола, т.к. классическое расположение видеотображающего устройства на стене вынуждает участников, сидящих к нему спиной, разворачиваться в кресле. Проектирование помещения в таком формате должно учитывать и повышенные требования к аудио- и видеооборудованию. В частности, практически обязательным условием становится установка полноценной конференц-системы.
Компоновка «виртуальный стол» стирает грань между участниками переговоров, находящимися в комнате, и удаленными, находящимися в другом помещении, в другом городе или стране. Основной упор в проектировании такой переговорной комнаты следует делать на выбор видеоконференцсистемы, обеспечивающей безупречную передачу голосовой и визуальной информации между всеми участниками видеоконференции.
