Оборудование конференц-залов

Современные информационные технологии позволяют значительно расширить диапазон методов и средств подачи информации при проведении мероприятий. Переговоры с партнерами и клиентами, встречи для рассмотрения важных вопросов, коллективное обсуждение бизнес-процессов - местом для проведения подобных мероприятий являются конференц-залы. Конференц-залы – это технически оборудованные помещения, позволяющие разместить большое количество участников для проведения коллективных встреч и собраний. Успех любого из этих мероприятий будет сомнительным без использования современного оборудования.

Легкость восприятия информации человеком, определяется не только содержанием информации, но и её воспроизведения на должном уровне. Использование современного оборудования позволяет повысить уровень вовлеченности аудитории за счет красочной и доступной визуализации объекта обсуждения и за счет качественного звукового сопровождения. Такая подача гораздо легче воспринимается, как следствие, растет и результативность обсуждения. Профессионально оборудованный конференц-зал определит успех проводимых в нем мероприятий и позволит добиться положительного эффекта от воздействия на аудиторию.

Задачи конференц-зала и его типы

Главная задача при оборудовании конференц-зала – обеспечить максимально органичное общение участников конференции с учетом ее формата. О формате стоит сказать немного подробнее. В зависимости от проводимых мероприятий устройство и оснащение помещения будут различаться.

Формат круглого стола подразумевает формат общения «каждый с каждым», при этом общее число участников, скорее всего, будет относительно невелико. В этом случае задачей конференц-зала является обеспечение четкого захвата и воспроизведения голосов участников таким образом, чтобы все присутствующие могли легко локализовать говорящего, сосредоточив на нем свое внимание, и сами в любой момент могли поучаствовать в общении.

Формат конференц-комнаты подразумевает более четкую иерархию: председатель руководит ходом мероприятия, дает высказаться остальным членам делегации и берет на себя функции модератора. В этом случае задача становится более широкой: помимо четкого воспроизведения звука и видеоматериалов необходимо решить задачи предоставления очередности выступлений, обмена различной информацией, голосования по вопросам повестки дня и т.д. Поскольку конференц-зал подобного формата наиболее распространен в корпоративной среде, также часто требуется наличие видеоконференцсвязи в комплексе с другим оборудованием. Действительно, сегодня интерактивное общение идет наравне с живым, а порой и полностью заменяет его.

Конференц-зал в формате актового зала подразумевает большое число участников. В помещении проводятся такие мероприятия, как пресс-конференции, профессиональные или научные конференции, съезды различных организаций и т.д. Исходя из этого, понятно, что подобный конференц-зал существенно отличается от вышеприведенных вариантов по компоновке и по техническому оснащению. Докладчики выступают за трибуной, тогда как остальные делегаты находятся на зрительских местах для слушателей. Задача конференц-зала – обеспечить видимость и слышимость докладчика по всей площади помещения, а не только по его отдельным частям. А с учетом того, что и международные мероприятия чаще проводятся именно в таком формате – еще и обеспечить синхронный перевод, безопасность и конфиденциальность информации.

Наконец, наиболее сложный вариант подразумевает создание универсального помещения, которое по необходимости может использоваться в разных форматах и позволяет быстро переключаться между ними.

Итак, подытожим все вышесказанное. Основные задачи, решаемые с помощью конференц-зала:

• Общение нескольких человек в выбранном формате
• Общение с деловыми партнёрами в формате пресс-конференции
• Проведение общих совещаний, голосований, выборов
• Проведение интерактивных конференций и выставочных форумов в составе локальных и удаленных корреспондентов
• Просмотр аудиовидеоматериалов
• Обмен опытом между коллегами или гостями
• Проведение круглых столов и мозговых штурмов на предприятиях и заводах
• Проведение учебных и лекционных сессий в институтах и других учебных учреждениях
• Проведение конфиденциальных деловых переговоров
• Возможность проведения видеосъёмок для телевидения
• Трансляция отдельных событий по сети

Требования к оборудованию для конференц-зала

Приступая к проектированию конференц-зала, необходимо в первую очередь задаться вопросом: какие именно мероприятия планируется в нем проводить. Далее следует обрисовать круг задач, проистекающих из назначения помещения, а уже затем формулировать конкретные требования к проекту оснащения.

Компоновка конференц-зала определяется его назначением. При этом действует универсальное правило: каждого участника следует разместить так, чтобы обзор с его места ничем не перекрывался, а общение с другими участниками было максимально комфортным. Немалую роль в этом играет грамотная планировка помещения, выбор и размещение мебели, а также места установки оборудования. Естественно, места должно быть достаточно для размещения всех участников. Никто не любит толкаться локтями, правда? А когда речь идет о серьезном мероприятии, теснота и вовсе неприемлема.

Чтобы все присутствующие корректно воспринимали информацию на слух, необходимо использовать профессиональное аудиооборудование: индивидуальные и узконаправленные микрофоны, системы усиления звука и наборы громкоговорителей. А для того, чтобы визуальная информация легко читалась из любой точки помещения, кроме основного экрана следует предусмотреть и дополнительные средства отображения. Для удобства эксплуатации оборудования необходимо предусмотреть единую интегрированную систему управления, позволяющую с центрального устройства и без привлечения аттестованных специалистов контролировать работу всего комплекса, а именно, включение/выключение, коммутация видеопроцессов, коммутация аудиосигналов и многое другое.

Таким образом, ключевые требования к конференц-залу следующие:

• Высококачественное оборудование для конференц-связи и усиления речи, обеспечивающее беспроблемную коммуникацию 
• Крупноформатные дисплеи высокого разрешения для обеспечения визуального сопровождения выступлений докладчиков (крупный план выступающего на большом экране, дублирование информации на персональных дисплеях)
• Индивидуальные микрофоны, настольные или встраиваемые терминалы конференц-связи, обеспечивающие взаимодействие зрителей с докладчиком или с участниками пресс-конференции
• Система видеоконференцсвязи для коммуникации с удаленными корреспондентами
• Проекционные технологии для возможности продемонстрировать произвольный медиаконтент (изображения, видео, документы, карты, базы данных и т.д.)
• Возможность аудиовидеозаписи и синхронного перевода