Группа компаний Айтек предлагает весь спектр услуг по мультимедийному оснащению конференц-зала - консультация и аудит, проектирование, поставка мультимедия оборудования и мебели, акустический расчёт, строительно-монтажные и пусконаладочные работы. За 15 лет опыта компании сформировался штат профессиональных инженеров, колоссальный опыт и более 500 реализованных объектов. Мы работаем как с коммерческими организациями, так и государственным сектором на всей территории РФ. Мы поможем решить задачи различного масштаба и гарантируем достижение качественного результата.
Мы не делим проекты на "плохие и хорошие" - нам интересны любые проекты: от самого малого бюджета до крупномасштабных. Для ознакомления с деталями Вашего проекта, мы предлагаем бесплатный выезд специалиста на объект в *любую точку России. Более подробную информацию можно получить по телефону: 8 (499) 703-32-11 или по почте info@i-tec.ru.
Современные тенденции развития информационных технологий диктуют необходимость внедрения инновационного оборудования в различные сферы деятельности, расширяя методы и средства подачи информации при проведении мероприятий. Переговоры с партнерами и клиентами, встречи для рассмотрения важных вопросов, обсуждения деловых процессов - местом для проведения подобных мероприятий являются конференц-залы. Технически оснащенные помещения, позволяющие разместить большое количество участников для проведения коллективных встреч и собраний. Успех любого из этих мероприятий будет сомнительным без использования современного оборудования.
Восприятие является неотъемлемой частью процесса познания информации, определяющаяся не только содержанием информации, но и качеством её воспроизведения. Использование современного оборудования позволит не только повысить уровень вовлеченности аудитории, но и доступно и красочно проиллюстрировать любой объект обсуждения с качественным звуковым сопровождением, облегчая процесс восприятия информации. Профессионально оснащенный конференц-зал определит успех проводимых в нем мероприятий и позволит добиться положительного эффекта от воздействия на аудиторию.
Задачи конференц-зала и его типы
Главная задача конференц-зала – обеспечить максимально органичное общение участников конференции с учетом ее формата. О формате стоит сказать немного подробнее. В зависимости от того, какого рода мероприятия планируется проводить в зале, его устройство и оснащение будут различаться.
Формат круглого стола подразумевает формат общения «каждый с каждым», при этом общее число участников, скорее всего, будет относительно невелико. В этом случае задачей конференц-зала является обеспечение четкого захвата и воспроизведения голосов участников таким образом, чтобы все присутствующие могли легко локализовать говорящего, и сами в любой момент могли поучаствовать в общении.
Формат конференц-комнаты подразумевает более четкую иерархию: председатель руководит ходом мероприятия, дает высказаться остальным участникам и берет на себя функции модератора. В этом случае задача становится более широкой: помимо четкого воспроизведения звука и видеоматериалов необходимо решить задачи предоставления очередности выступлений, обмена различной информацией между участниками, голосования по вопросам повестки дня и т.д. Поскольку конференц-зал подобного формата наиболее распространен в корпоративной среде, также часто требуется наличие видеоконференцсвязи. Действительно, сегодня интерактивное общение идет наравне с живым, а порой и полностью заменяет его.
Конференц-зал в формате актового зала подразумевает большое число участников. В помещении проводятся такие мероприятия, как пресс-конференции, профессиональные или научные конференции, съезды различных организаций и т.д. Исходя из этого, понятно, что подобный конференц-зал существенно отличается от вышеприведенных вариантов по компоновке и по техническому оснащению. Докладчики выступают за трибуной, тогда как остальные делегаты находятся в основном зале. Задача конференц-зала – обеспечить видимость и слышимость докладчика всем находящимся в зале. А с учетом того, что и международные мероприятия часто проводятся именно в таком формате – еще и обеспечить синхронный перевод, безопасность и конфиденциальность информации.
Наконец, наиболее сложный вариант подразумевает создание универсального помещения, которое по необходимости может использоваться в разных форматах и быстро переключаться между ними.
Итак, подытожим все вышесказанное. Основные задачи, решаемые с помощью конференц-зала:
Общение участников в выбранном формате
Общение с деловыми партнёрами в формате пресс-конференции
Проведение общих собраний, голосований, выборов
Проведение интерактивных конференций с локальными и удаленными участниками
Просмотр аудиовидеоматериалов
Обмен опытом между участниками
Проведение круглых столов и мозговых штурмов в корпоративной среде
Проведение конфиденциальных деловых переговоров
Требования к оборудованию для конференц-зала
Приступая к проектированию конференц-зала, необходимо в первую очередь задаться вопросом: какие именно мероприятия планируется в нем проводить. Далее следует обрисовать круг задач, проистекающих из назначения помещения, а уже затем формулировать конкретные требования к проекту и оснащению зала.
Компоновка конференц-зала определяется его назначением. При этом действует универсальное правило: каждого участника следует разместить так, чтобы обзор с его места ничем не перекрывался, а общение с другими участниками было максимально комфортным. Немалую роль в этом играет грамотная планировка помещения, выбор и размещение мебели, а также места установки борудования. Естественно, места в зале должно быть достаточно для размещения всех участников. Никто не любит толкаться локтями, правда? А когда речь идет о серьезном мероприятии теснота и вовсе неприемлема.
Чтобы все присутствующие адекватно воспринимали информацию на слух, необходимо использовать профессиональное аудиооборудование: индивидуальные и узконаправленные микрофоны, системы усиления звука и громкоговорители. А для того, чтобы визуальная информация легко читалась из любой точки помещения, кроме основного экрана следует предусмотреть и дополнительные средства отображения. Для удобства эксплуатации оборудования необходимо предусмотреть единую интегрированную систему управления, позволяющую с единого устройства и без привлечения атестованных специалистов контролировать работу всего комплекса, а именно, включение/выключение, коммутация видеопроцессов, коммутация аудисигналов и многое другое.
Таким образом, ключевые требования к конференц-залу следующие:
Высококачественное оборудование для конференц-связи и усиления речи, обеспечивающее беспроблемную коммуникацию участников между собой
Крупноформатные дисплеи высокого разрешения для обеспечения визуального сопровождения выступлений докладчиков (крупный план выступающего на большом экране, дублирование информации на персональных дисплеях участников)
Индивидуальные микрофоны или терминалы конференц-связи, обеспечивающие взаимодействие участников с докладчиком или с участниками пресс-конференции
Система видеоконференцсвязи для коммуникации с удаленными участниками
Возможность продемонстрировать произвольный медиаконтент (изображения, видео, документы, карты и т.д.) участникам
Возможность аудиовидеозаписи и синхронного перевода
Возможности современных конференц-залов
Демонстрация презентаций
Презентации новых продуктов, решений или концепций, выносимых на обсуждение в конференц-зале, сегодня проходят почти исключительно в мультимедийном формате. На большой экран выводятся иллюстрации, диаграммы, графики и видеоматериалы. Широкое разнообразие современных технических средств позволяет удовлетворить любые задачи. Выбор технологии основывается на требовании к качеству изображения и ее стоимостью.
Дублирования изображения
В просторном конференц-зале даже самый большой экран не всегда способен дать каждому участнику президиума четкую и хорошо различимую картинку. Кроме того, особенности конфигурации зала могут вынуждать участников поворачивать голову к экрану, что, конечно, неудобно. В подобных случаях практичнее установить дублирующие системы воспроизведения изображения в зале президиума. На дублирующие экраны также можно вывести сопутствующую информацию.
Интерактивная трибуна
Традиционная трибуна, дополненная сенсорным экраном и интерфейсом для подключения внешних устройств, позволит существенно расширить возможности докладчика: вывести на экран документ или презентацию с носителя, в интерактивном режиме прокомментировать документ или сделать визуальные пометки, работать с «электронными» замечаниями из зала.
Звуковое сопровождение
Звуковое оборудование в конференц-зале – это возможность участников мероприятия не только видеть, но и хорошо слышать друг друга. Разборчивое выступление оратора критично для донесения информации аудитории во время презентаций и докладов. Не менее важно обеспечить качественный звук во время проигрывания мультимедийных материалов и в ходе обсуждений. Для этого конференц-зал оборудуют целым рядом взаимосвязанных систем, обеспечивающих полное звуковое сопровождение.
Усиление речи
Хорошо воспринимаемая речь каждого участника во время конференций – это залог успешного общения и результативности мероприятия. Однако микрофонные пульты – это еще не все. Сегодня конференц-залы оснащаются современными цифровыми конференц-системами, позволяющим управлять ходом дискуссии, задавать очередь выступления и приоритетов, обеспечивать возможности голосования и синхронного перевода.
Сеансы видеоконференцсвязи
Видеоконференцсвязь позволяет подключить к дискуссии в конференц-зале сотрудников из региональных офисов, сотрудников на «удалёнке» и даже международных коллег. Возможности видеоконференцсвязи не ограничиваются простым "видеозвонком". Например, профессиональные управляемые камеры автоматически фокусируются на лицах выступающих, создавая своего рода эффект присутствия. Список возможностей каждой конкретной системы видеоконференцсвязи варьируется в зависимости от ее стоимости.
Беспроводные технологии
Сегодня уже нет необходимости ограничивать себя переносными накопителями, когда требуется вывести на экран в конференц-зале презентацию или мультимедийные материалы. Современные решения позволяют любому участнику загрузить произвольный документ прямо с мобильного устройства, и вывести его для общей демонстрации одним нажатием кнопки. Подключать провода и что-либо настраивать не нужно.
Резервирование помещений
Система резервирования залов - это аппаратно-программный комплекс, предназначенный для оптимизации расписания мероприятий в рамках компании, а также исключения накладки в бронировании, когда один и тот же зал требуется для двух разных конференций. Система позволяет улучшить эффективность рабочих процессов от 25 до 40 процентов. Работа системы синхронизируется с Microsoft Outlook Calendar и даёт возможность отправлять всю необходимую информацию с помощью почтового сервиса.
Централизованное управление
Единый пульт - это сердце всей системы. Специализированный контроллер, который с помощью обычного планшета или пк оператора позволяет управлять всеми системами в конференц-зале и за пару секунд подготовить помещение к тому или иному сценарию использования. Конференция с интерактивом, презентация нового продукта или мероприятие международного формата с иностранными участниками – переключение из одного режима помещения в другой с подключением и активацией всех нужных преднастроек не требует никаких специальных знаний.
Мероприятия с синхропереводом
Во время международных переговоров или пресс-конференций с участием иностранных лиц оборудование конференц-зала обеспечит возможность синхронного перевода. Речь участников автоматически транслируется в комнату синхрониста наряду с видеорядом выступающего участника – для считывания артикуляции. Выполненный синхроперевод транслируется в наушники остальных участников.
Этапы оснащения конференц-зала
Выезд специалистов на объект
Традиционно подготовка к созданию и оснащению конференц-зала начинается с выезда нашего специалиста на объект. На месте осуществляется осмотр помещения, анализ его конфигурации, имеющихся коммуникаций и возможностей для прокладывания всех недостающих линий. Важным этапом является оценка несущей способности стен и потолков и их пригодности для монтажа оборудования. Личный осмотр объекта специалистом важен еще и потому, что важные нюансы планировки помещения и расположения коммуникаций, которые могут существенно повлиять на техническое решение проекта, подчас неочевидны даже самому заказчику. В итоге – потерянное время и необходимость «дорабатывать напильником» уже практически готовое решение, что неизбежно сказывается как на его стоимости, так и на общем качестве исполнения.
Подготовка ТЗ и участие в торгах по 44 и 223ФЗ
Мы готовы предложить услуги по квалифицированному написанию технического задания в рамках правил федеральных 223 и 44 ФЗ. Наша компания проходит регулярную аккредитацию почти на всех государственных торговых площадках, начиная с 2007 г
Проектирование
Создание проекта выполняется на основе анализа задач помещения и требований к нему. Разработанный проект конференц-зала согласовывается с заказчиком, утверждается перечень используемого оборудования, разрабатывается необходимая техническая документация.
Компоновка помещения Проект должен учитывать формат конференц-зала и предполагаемое число участников. Например, для проведения корпоративных совещаний оптимальной является классическая компоновка конференц-зала с одним длинным столом, во главе которого сидит председатель, в экран системы отображения размещен на торцевой стене. А если основные мероприятия – это семинары, тренинги и конференции? Тогда стоит рассмотреть компоновку в виде амфитеатра. В такой конфигурации каждому участнику открывается хороший обзор на сцену, трибуну и большой экран, при этом в проходах могут быть установлены микрофоны, чтобы участники семинара могли задавать вопросы. Если же речь идет о мероприятиях высшего уровня – дипломатических встречах, правительственных совещаниях или международных конференциях, – проект помещения должен предусматривать возможность проведения круглого стола, либо масштабной пресс-конференции с участием журналистов. Необходимо продумать расположение и компоновку и всех служебных помещений – серверной комнаты, помещения переводчиков-синхронистов и других.
Технические решения Выбор используемых технических решений при проектировании конференц-зала также полностью определяется его функцией. Обязательным является наличие систем отображения информация - общий экран зала и, в случае необходимости, дополнительные дисплеи. Не менее важны системы захвата речи участников (микрофоны), системы звукоусиления (усилители) и воспроизведения (громкоговорители), обеспечивающие высокую разобрчивость речи и равномерное распределение звука по всему объему помещения. Оборудование для видезахвата и трансляции – видеокамеры, PTZ-камеры, системы записи и хранения видеоинформации – могут обеспечить возможность сеансов видеокнференцсвязи. Все зависит от целей и задач конференц-зала. Дискуссионные системы и системы конференц-связи на сегодняшний день также относятся к стандартному оснащению конференц-зала. Необходимо лишь определиться с техническими характеристиками конференц-системы и ее возможностями.
Поставка оборудования
Прямые контракты с производителями позволяют давать наилучшие цены на рынке. Собственная служба логистики доставит вовремя оборудование, чтобы не прерывать сроки реализации проекта.
Монтаж систем
На этапе монтажа осуществляется установка, наладка и тестирование оборудования. Установка оборудования конференц-зала подразумевает не только установку монтажных креплений аудио- и видеооборудования, но и прокладку всех коммуникаций. Именно на этом этапе становится очевидна важность предварительного анализа объекта и грамотного проектирования. Ошибки на ранних этапах работ могут привести к необходимости подводить питание и сигнальные коммуникации к оборудованию с помощью внешних кабель-каналов, что существенно испортит внешний вид помещения. В конференц-залах серьезных организаций это недопустимо. На этапе монтажа также следует предусмотреть возможности обслуживания оборудования и разъемных соединений. Для этого в потолке, полу или в стенах предусматриваются сервисные лючки. После прокладывания коммуникаций выполняется монтаж оборудования конференц-зала, установка систем, наладка программного обеспечения и пробный запуск с обязательным тестированием всех функций.
Приемка и ввод в эксплуатацию
Убедившись, что все функции оборудования конференц-зала работают как полагается, наши специалисты проведут первичный инструктаж по использованию системы. Подписывается акт сдачи-приемки и конференц-зал вводится в эксплуатацию.
Итог
Размер и функциональное наполнение конференц-зала могут значительно варьироваться в зависимости от целей и задач этого помещения, а также от профиля деятельности организации. Тем не менее, только при правильном выборе оборудования и грамотном проектировании помещения конференц-зала компетентными специалистами удается достичь легкой и эффективной коммуникации всех участников мероприятия.
Наши преимущества
Бесплатный выезд на объект
Мы предлагаем бесплатный выезд нашего специалиста на объект для осмотра и обсуждения технических вопросов на месте.
Под ключ
Мы предлагаем нашим клиентам комплексный подход: от консультации и проектирования до полной инсталляции и обучения персонала
Модернизация оборудования
Если вы хотите частично заменить уже существующее у вас оборудование, наши специалисты помогут внедрить оптимальный вариант замены
Собственная служба доставки
Собственная служба доставки позволяет нам гарантировать бережную транспортировку и качественно выполненные погрузо-разгрузочные работы
Положительная репутация
Отличная репутация нашей компании подтверждены многочисленными сертификатами и письмами с выражением благодарности от довольных заказчиков
Нет рекламаций
За долгие годы работы наша компания не получила ни одной рекламации
Штат сотрудников
В нашей компании работают только квалифицированные и сертифицированные специалисты: проектировщики, инженеры, строители-монтажники, дизайнеры
Лицензии на выполнение работ
Мы обладаем всеми необходимыми лицензиями на все виды работ, выполняемыми нашей компанией
Выполнено свыше 1000 проектов
Наше портфолио насчитывает свыше 1000 выполненных проектов
На рынке свыше 10 лет
Наш слаженный коллектив мотивирован на достижение высокого результата, а наш более чем десятилетний опыт служит дополнительной гарантией качества
Работаем по всей России
Работаем, как с частными лицами, так и с государственными и коммерческими организациями. Осуществляем деятельность на всей территории РФ
Прямые контракты с производителями
В нашем товарном портфеле более 4500 наименований продукции от 40 известных брендов. Прямые контракты с производителями позволяют предлагать компаниям самые лучшие цены
Наши клиенты
Среди наших клиентов: ОАО "РЖД", ОАО "РОСГЕОЛОГИЯ", "НОВАТЭК", МГУ имени М.В. Ломоносова, ПАО "Вымпелком", ПАО "Ленэнерго", Министерство образования и другие
