Системы для бронирования помещений: Что это такое и как устроено? Тонкости в деталях

Типичная ситуация: менеджеру нужно провести обсуждение условий договора с клиентами, но в переговорной комнате другой сотрудник уже общается с контрагентами. Правильным было бы заранее договориться, когда тот или иной менеджер будет пользоваться помещением, а уже затем уведомить клиентов. Увы, в жизни такие договоренности не являются гарантией. Отсюда конфликты в коллективе, неловкие ситуации с клиентами и партнерами и прочие неудобства.

Следовательно, основным назначением систем бронирования является упрощение процедуры резервирования корпоративных помещений для тех или иных мероприятий и обеспечение их согласованного и максимально эффективного использования.

Вторичной задачей систем резервирования является сбор статистики использования помещений сотрудниками.

• Бронирование помещения на определенное время Система резервирования позволяет закрепить помещение за определенным событием, установив время начала события и его продолжительность. Бронирование осуществляется через панель управления, через web-интерфейс системы или по электронной почте, привязанной к системе бронирования.
• Подбор помещения с учетом состава участников Многие системы бронирования позволяют автоматически находить подходящее помещение, которое способно вместить всех участников и будет свободно в указанный промежуток времени. Таким образом исключается ситуация, когда в просторном конференц-зале общаются шесть человек, а двадцать человек менеджмента ютятся на совещании в переговорной комнате.
• Снятие брони в случае отмены события Если событие перенесено на другую дату или нужный состав участников не присутствует, то отменить бронь помещения можно буквально парой нажатий. При этом все заинтересованные лица будут проинформированы об отмене автоматически. В ряде систем предусмотрена также возможность автоматического снятия бронирования при отсутствии в помещении людей.
• Интеграция с почтой и расписанием Одна из наиболее полезных возможностей систем бронирования – это интеграция с электронной почтой сотрудников и корпоративным расписанием, благодаря поддержке Microsoft Exchange и Google Calendar. Это не только позволяет резервировать помещение, просто добавляя ассоциированный с ним почтовый ящик в список рассылки по участникам события, но и координировать бронь с рабочим расписанием руководителя.
• Управление AV-оборудованием, светом и климатом Как правило, системы бронирования помещений имеют внешние интерфейсы для управления практически любыми AV-системами и IoT-устройствами. Например, при наступлении времени начала события, система может подготовить переговорную комнату, подключив электричество, опустив проекционный экран и закрыв моторизованные жалюзи, а также дополнительно включить систему кондиционирования в помещении.
• Статистика использования помещения Благодаря интеграции со счетчиком людей и СКУД, система бронирования может вести учет эффективности использования помещений бизнес-центра, отеля или офиса компании: на какое время чаще всего бронируются помещения, какие помещения наиболее востребованы, каково соотношение запланированных и спонтанных бронирований и т.д.

• Прозрачность бронирования помещений Весь процесс резервирования помещения становится абсолютно прозрачным. В любой момент видно, кто забронировал помещение, на какое время и для какого события. При этом интерактивная панель визуально отображает как текущий статус помещения (красный – занято, зеленый – свободно), так и запланированное время освобождения. Удобно, что возможности системы позволяют заранее спланировать использование помещения на недели или даже месяцы вперед, благодаря функциям расписания и рекуррентного бронирования.
• Моментальное бронирование Срочно понадобилась переговорная комната? С системой бронирования больше не нужно бегать по коридорам, заглядывая в каждую дверь в поисках свободного помещения. Функция онлайн бронирования позволит зарезервировать помещение буквально за несколько секунд. Причем забронировать переговорную комнату на себя можно не только через сенсорную панель, но и прямо с рабочего места через Outlook или через веб-панель.
• Здоровая атмосфера в коллективе Больше нет нужды спорить с коллегами из-за доступа к помещению или неудобного времени начала события. Все участники заблаговременно информируются при бронировании помещения, а прозрачность системы бронирования с возможностью просмотра расписания через браузер исключает конфликты, недопонимания и опоздания.
• Эффективное использование помещений С автоматизированной системой бронирования достигается высокая эффективность использования помещений офиса или бизнес-центра, достигающая 90% и выше. Это значит, что помещения не пустуют и не собирают очереди желающих провести там совещание или переговоры. При этом достигается экономия электроэнергии и ресурса оборудования, т.к. оно включается только при реальном использовании помещения.
• Высокая продуктивность работы Забронировать помещение для предстоящего мероприятия может любой сотрудник прямо на рабочем месте. Уведомление о предстоящем событии и напоминание о скором начале автоматически рассылаются по списку участников, экономя их время. Разные отделы больше не борются за «жизненное пространство», а продуктивно работают, обсуждают текущие вопросы или проводят встречи с клиентами и партнерами в наиболее подходящем для этого помещении.